No início do milênio, quando ocorreu a denominada 1a. onda do compliance, um documento começou a ganhar evidência: o Código de Conduta.
O Código de Conduta é a grande espinha dorsal de qualquer programa de compliance, pois o mesmo deve trazer as normas de conduta esperadas para cada colaborador, além de servir como referencial para as tomadas de decisão por parte dos gestores. É um documento de máxima relevância em nortear a forma correta de construir resultados.
Já o Código de Ética, de uma organização é o documento, que deve trazer a missão - o propósito de existência de uma empresa, além da visão - a perspectiva do que a empresa pretende alcançar no futuro e os valores corporativos - que devem fundamentar as ações e seu papel social em meio a comunidade.
Algumas organizações tem unificado esses dois conceitos em um único documento, como, por exemplo, a Fundação Getúlio Vargas - FGV.
Apesar da dicotomia filosófica em ambas as definições acima, o importante é que o documento final da organização traga os conceitos elencados nas mesmas, a fim de criar uma base sólida para sustentar o programa de compliance e a governança da empresa. O conteúdo do código deve ser customizado consoante a área de negócio e a cultura que a organização pretende empreender doravante.
Iniciar o código com uma mensagem do gestor máximo da organização é uma praxe no mercado, já que reforça a cultura do exemplo e estimula a todos a seguir o discurso de seu comandante.
É importante salientar que todo Código de Conduta deve enfatizar a necessidade imperiosa de cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.
Quanto à cobertura do código, o mesmo deve ser aplicável a todos os colaboradores, sem exceção, além de trainees, estagiários, aprendizes, voluntários ou terceiros com quem a empresa interaja, seja prestando serviços internamente, seja na relação comercial ou institucional, com fornecedores, clientes ou parceiros de negócios. A empresa que abre mão dos valores em seu código para fazer algum negócio, incorre em elevado risco de fazer algo errado... e, possivelmente, pagará um preço alto por isso.
O código deve ter uma linguagem de fácil compreensão, além de uma estrutura que facilite ao leitor encontrar o que procura. Portanto, qualquer código sem um sumário tende a dificultar a sua consulta e a se tornar menos atraente para quem nele busca alguma orientação.
Conteúdo versando sobre anticorrupção, conflitos de interesses, livre concorrência, assédio, acuracidade nos livros contábeis, confidencialidade de informações e ativos da empresa devem constar de qualquer código.
Além disso, todo Código de Conduta deve ter capítulos apropriados para estabelecer as medidas disciplinares aplicáveis em caso de descumprimento das normas, além de diretrizes claras de proteção e não retaliação àquele que fizer algum relato, de boa-fé, acerca de alguma violação ou não conformidade, que tenha ciência, dando à empresa a chance de corrigir o problema. Para tanto, os canais para relatos de má-conduta precisam estar claramente identificados.
O código torna-se mais atraente e eficaz em traduzir a sua mensagem, quando possui inserções de exemplos práticos, através de narrativas em caixas de texto.
Um código bem redigido não é suficiente, se aqueles que deveriam conhecer os seus termos não o fazem. Assim, os colaboradores, trainees, estagiários e terceirizados devem recebê-lo, em papel ou formato digital, ler o seu conteúdo e certificar o seu conhecimento através de um rápido teste. Devido à importância desse documento, essa certificação deve ser anual.
Nos contratos com terceiros, fornecedores ou clientes, é apropriado existir uma cláusula contratual, na qual o parceiro se obriga a conhecer o Código de Conduta e a aderir a seus termos, ao interagir com a empresa ou representar os seus interesses, sob pena de violação aos termos do contrato.
Considerando as vicissitudes que atingem o negócio, todo código deveria ser revisto de tempos em tempos, afinal muitas empresas sofrem mudanças significativas no seu formato de negócio ao longo do tempo. Em razão do exposto, revisões a cada 3 ou 5 anos, por exemplo, seriam bem-vindas para considerar características importantes, que não existiam no momento em que o código fora elaborado.
Para as empresas transnacionais, é fundamental que o código seja traduzido para o idioma nativo da subsidiária de determinado país. Idiomas podem ser uma grande barreira para o entendimento pleno desse documento.
